【決定版】大学職員採用担当者が明かす書類選考で重要なこと
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こんにちは。オニヅカです。


今回は、採用担当者が書類選考で重要視するポイントについてご紹介したいと思います。


私は人事部に8年勤務しました。人事部勤務といっても、必ずしも採用担当の仕事をするわけではないんですが、私の場合、8年のすべてにおいて採用に関する仕事を担当していました。


そのうち、書類選考は8年間のすべての期間で担当しました。


大学職員は言うまでもなく人気職です。だいたい、郵便局から書類を受け取ってくれるのが派遣職員さんなんですが、新しい方だとたいてい驚かれます。


こんな数の封筒を初めて見た!というわけです。


そんな膨大な数の応募書類の中で、どういうポイントで書類選考をしていたのか、くわしく解説していきたいと思います。


また、このポイントから外れた場合でも、なんとか対応できる方法書きましたので、ぜひ参考にしてみてください。


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書類選考は「落とす」ための選考です

採用までの選考には2つの種類があります。「落とす」選考と「選ぶ」選考です。


「落とす」選考というのは、減点方式の選考のことです。候補者の悪いところを探す選考です。


一方、「選ぶ」選考というのは、加点方式の選考のことです。候補者の良いところを探す選考です。


書類選考はまちがいなく「落とす」選考です。大量の応募書類の中から、人事部がスケジュール的に面接できる人数にまで絞り込む段階です。


たとえば、

・書類は丁寧に書かれているか
・年齢基準を超えていないか
・誤字・脱字が多くないか



などを見て、不備がある場合には即選考終了です。


まずはそれを意識しましょう。


オニヅカ

どれだけすばらしい経歴でも、書類に不備があると落とされます。注意ですよ!

書類選考でのチェックポイント1 書類は丁寧か

これは基本ですが、案外守られていない点です。「汚い」「分かりにくい」書類が本当に多い。


私がはじめて書類選考を担当したとき、上司である係長から言われました。


「君が目を通して、『分かりにくいな』とか『汚いな』と感じた書類は遠慮なく落としていいから。たとえ立派な経歴があっても、そういう人は事務職には向かないから


ものすごく緊張しながら選考をはじめたのですが、言っている意味はよく分かりました。


大学職員はもちろん事務職です。事務職では当然よく書類を作ります。自分にとって一番大事な履歴書や職務経歴書をていねいにかけない人は事務職には向かない。それはすごく納得しました。


特に、「行の端をきれいに揃える」「最終行は1文字だけで終わらない」など、見た目にきれいな書類を作ることは、とても重要です。


われわれが選考するのは、経歴が一番すぐれている人ではない。これから事務職として活躍してくれる人なんだと心がけながら選考を進めていたことを強く覚えています。


オニヅカ

事務職は書類作成能力が必要! 書類はとくに丁寧に作りましょう。

書類選考でのチェックポイント2 年齢

やはり1番大事なのは、年齢です。これは大学に限らず転職活動すべてにいえると思いますが、かなり重要です。


応募時の年齢が35歳までという条件を課している大学もありますが、やはり一般的にいうと若い方が絶対的に有利です。


一番望ましいのは、20代後半。これまでにそれなりの社会経験を積んできて、常識やマナーなど一通り習得しているので、その部分の育成のためのコストを省略することができます。


それにまだ柔軟に仕事のやり方や考え方を変えられますし、仮に民間企業出身であっても大学のやり方に合わせられる柔軟性があります。


とはいっても、応募年齢条件をクリアしている30代であれば、もちろん書類選考の対象になります。少し不利ではありますが、大きなハンデにはなりません。最後の2人になったときに20代を選ぶかもしれないという程度です。その分、これまで社会でどのような経歴を積んできたのかをしっかりと書きましょう。


最近は年齢条件を課していない職員募集もちらほら見受けられますが、主には専門職です。情報や財務会計のプロ、あるいは他大学で教務事務、就職等の職務経験のある人が採用されます。ここは特殊な経験が必要になります。


オニヅカ

年齢はとくに重要。年齢の高い人は自分の専門をアピールしましょう!

書類選考でのチェックポイント3 職務経験

年齢の次に見るのが、職務経験です。転職という事はおおよそ30代前半までの人が多いので、あまり職務経験はない場合が普通です。


ここでは大きくつぎの3点を見ます。

  • 転職歴・勤続年数
  • 仕事内容・実績
  • 資格など



では、それぞれみていきましょう。

転職歴・勤続年数

30代前半までだと仮定すると、大学を卒業してからおよそ10年間。


この10年の間、何度も転職を繰り返している人は基本的に難しいです。よほど何か事情があれば別ですが、まず書類選考ではねられます。


理由は簡単。
やはり転職を繰り返す人は「根気がない」あるいは「不満分子」とみなされて、人事部としては採用しづらいところがあります。


せいぜい許容されるのは1回まででしょう。


ただし、非正規雇用や教員からの転職は別です。これまでの採用では、非正規雇用だった人や高校教員から事務職員に職種を変えた人は何度か職を変えていましたが採用しました。こういう場合は特別です。


もしあなたが何度も職を変えているとしたら、誰もが納得する理由を見つけるしかありません。


同様に、1つの勤務先での勤続年数が短い人は、やはり不利になります。理由は同じです。


当然ながら、人事部は採用するからには長く働ける人を採用したいと考えます。せっかく採用してもすぐ辞めてしまいそうな人は絶対に採用を控えます。


また、キャリアの中断がある人もあまりいい評価はありません。よほど積極的な理由があれば別ですが、「中断=ブランク」ととらえることが多いです。

仕事内容・実績

つぎに、仕事内容と実績を見ます。仕事内容は「どういう職種で」「どういう仕事をしていたのか」を確認します。


「どういう職種で」というのは、大きく「他大学で働いていたのか」「他業種で働いていたのか」を確認します。


「大学で働いていた方が有利ですか?」とよく聞かれるのですが、「採用部署によります」と答えています。


たとえば、財務・会計部署の採用であれば、他大学で同様の部署で働いていた人が有利です。企業会計と学校法人会計では処理の仕方が異なります。即戦力と考えるのであれば、すでに学校法人会計を理解している人が有利なのはまちがいありません。


逆に、入試関係や就職関係などの外部の人との関わりが強い部署では、企業での営業経験がある人の方が有利です。入試や就職の方法に関する知識は大学によって異なりますし、入ってからでもじゅうぶんに習得できます。ただ、人とのコミュニケーションという点では、営業経験者がすぐれている場合が多いと考えます。


実際に、企業の営業経験者を入試課やキャリアセンター(就職課)に採用したケースは多くあります。彼らは今も活躍してくれています。


いずれにしても重要なのは、なぜそこから大学職員を目指すことになったのかと言うストーリーが浮かぶようにしましょう。


全く違う職種からの転職の場合は特にしっかりと書いてください。なぜ大学職員なのか、これがわからなければ良い評価はできません。もちろん本音を言えば、民間企業よりラクだとか給料が高いとかそういうことなのでしょうが、それを言うと100%落ちます(笑)


他大学の職員からの転職の場合は、今の仕事をどのようにこなし、どのような知識を習得してきたのか、そしてそれを転職してからどう生かしたいのかしっかり書きましょう。もちろん本音を言えば、今の大学よりも偏差値が高くて、財政基盤がしっかりしている大学に転職したいというのが本音なのでしょうが、それを言うとこちらも100%落ちます(笑)


あと、よく聞かれるのがTOEICなどの資格です。資格はあれば記載するのは当然ですが、TOEICについては良い点であれば記載する程度で構わないです。


TOEICは国際交流部門以外はほとんど重視しません。せいぜい、「忍耐強さ」が分かる程度ですので、普通の事務職では重要視しないところが多いでしょう。


それと、もしあなたがこれまでに何かの賞を受賞していれば、それは絶対に書いてください。履歴書の賞罰欄ですね。


なかなか30代前半までに賞をとるというのは難しいかもしれませんが、何かあればかなり有利になります。


こういう候補者がいました。彼女は以前四国の大学の国際交流部門で働いていました。そこで中四国の大学で構成する国際交流プログラムの運営に尽力し、そこの事務局として働いて、その功労から学長賞をもらったと履歴書の賞罰欄にしっかり記載されていました。表彰状のコピーも添付されていました。


なるほどこれは強いな、と感じました。自分がいくら頑張りましたといってもそれは客観的な評価ではないので何とでも言えますが、学長からの賞となると、一気に迫力がでます。大学職員ですから、学長から賞をもらうというのは特に大きく感じるものです。


ちなみに彼女は今私の大学の国際交流部門で係長として働いています。


これはなかなか難しいですが、こういうものがあればかなりプラスになるのは間違いありません。

転職エージェントを活用しよう

本気で転職を考えるのなら、転職エージェントを活用しましょう。やはり、自分一人で作った書類とプロの力を借りて作った書類は、残念ながら歴然とした差があります。


実は、私も転職エージェントの力を借りたことがあります。結局、その時は転職しなかったので、最後までお世話になることはなかったのですが、とても参考になりましたし、勉強になりました。


この体験記は、また別の記事で書いていきたいと思います。


有名な転職エージェントとしては、リクルートエージェントやマイナビエージェントなどがあります。


転職エージェントのおもしろいところは、転職希望者は無料で利用できることです。すべてのお金の支払いは、雇用主(つまり大学)が支払うことになります。大学側からすればけっして安くないお金なのですが、それでいい人が採用できたら、それで良しというところです。


ですので、安心して登録して、使い倒すくらいの勢いで利用しましょう。


オニヅカ

本気で転職を目指すなら、絶対転職エージェントに登録しましょう!



Check!!



最後まで読んでいただきありがとうございました。